Quanto mi costi!
Come gestire efficacemente i costi di un progetto
La gestione dei costi abbraccia una serie di attività di project management abbastanza complesse e che necessitano di essere eseguite in un certo ordine e con un livello di accuratezza elevato per non incorrere in spiacevoli sorprese. In sintesi, la gestione dei costi di un progetto si riassume in tre macro-attività:
- La stima dei costi, per definire quanto costa il progetto nell’insieme e nelle sue parti
- La definizione della baseline temporizzata dei costi, per stabilire quando i costi saranno sostenuti
- Il controllo dei costi in corso d’opera, per determinare se stiamo procedendo secondo la pianificazione oppure no
Ciascuna di queste macro-attività nasconde delle insidie derivanti da come esse vengono eseguite.
Vediamo alcuni dei principali problemi in cui si può incorrere.
La definizione della baseline dei costi.
La definizione della baseline dei costi è un’attività relativamente semplice a condizione che si sia precedentemente definita la WBS e la pianificazione temporale delle attività. La baseline dei costi è molto importante in quanto su di essa si basa la gestione finanziaria del progetto in termini di pianificazione delle entrate rispetto alle uscite (cash flow). In assenza di una baseline dei costi, si corre il rischio di non avere la disponibilità dei fondi a copertura dei costi al momento giusto.
La stima dei costi
Un problema tipico, in questo ambito, è quello di avere come esito una sottostima del costo totale del progetto o una sua sovrastima. Nel primo caso si potrebbero avere difficoltà nel portare a termine tutto il lavoro al momento della sua esecuzione; nel secondo caso si potrebbero avere problemi di competitività, ad esempio, se si è in fase di partecipazione ad una gara.
Tra le cause alla base della sottostima o sovrastima ce ne sono alcune di particolare rilievo:
- la tendenza ad applicare tecniche di stima dei costi delle attività di progetto di tipo soggettivo anziché oggettivo (ad esempio, nel caso di progetti software affidare la valutazione dei costi direttamente agli sviluppatori invece di utilizzare modelli di costo oggettivi come quelli basati sui Function Point e sulle metriche non funzionali)
- la tendenza ad omettere l’analisi dei rischi di progetto, oppure eseguirla solo a livello qualitativo. L’omissione totale dell’analisi dei rischi o della loro valutazione quantitativa non consente di rispondere ad una serie di domande che incidono molto sul costo totale del progetto, come ad esempio:
- quali sono le attività di contenimento delle minacce ed il relativo costo?
- il costo delle attività di contenimento delle minacce è adeguato rispetto al danno atteso che si avrebbe se il rischio accadesse ?
- il rischio residuo, dopo l’applicazione delle attività di contenimento, è tale da giustificarne la loro applicazione, sostenendone i costi?
- quanto budget è necessario accantonare (contingency) per gestire i danni derivanti da rischi non identificati?
- quanto budget è necessario accantonare per gestire i danni derivanti da rischi non identificati?
- errori nell’identificare tutte le classi di costo del progetto, come ad esempio i costi indiretti derivanti dall’utilizzo di risorse di supporto (umane e materiali)
- errori derivanti dalle “trappole cognitive” a cui tutti siamo sottoposti.
Il controllo dei costi
Spesso si pensa al controllo dei costi come a un’attività ridotta alla rilevazione di quanto è costato il progetto fino alla data di controllo. E così facendo si corre il rischio di arrivare all’esaurimento del budget senza aver completato tutte le attività del progetto e senza la consapevolezza del perché sia successo.
Il controllo dei costi ha un significato più articolato rispetto alla semplice rilevazione dei costi sostenuti ad una certa data. Esso, per essere efficace, deve consentire di rispondere alle seguenti domande:
- il valore di quanto abbiamo effettivamente realizzato è in linea con i costi sostenuti?
- il valore di quanto abbiamo effettivamente realizzato è in linea con il valore pianificato a quella data?
- qual è il budget necessario a completare la restante parte del lavoro del progetto?
- come influisce l’andamento attuale dei costi del progetto sul suo futuro?
- quanto costerà alla fine il progetto sulla base dell’andamento attuale?
Avere la consapevolezza di eventuali scostamenti dei costi effettivi rispetto al previsto e di come questi scostamenti possano influire sul futuro del progetto consente di intervenire per tempo con azioni correttive per riportare il progetto in “carreggiata”.
Infine, ricordiamo sempre che nessuna area di un progetto può essere gestista in maniera asettica e separata da tutto il resto. Un qualsiasi cambiamento in qualunque punto del progetto può provocare un effetto domino sulle varie aree dello stesso ed avere conseguenze anche sui costi.
Come fare dunque a mettere in piedi un’adeguata ed efficace gestione dei costi di progetto?
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