Presto che è tardi!
A tutti noi sarà capitato qualche volta nella vita di rinunciare a intraprendere qualche attività o iniziativa pensando frasi del tipo: “non ho tempo”, “non c’è abbastanza tempo”; oppure, al contrario, di lasciarsi andare all’ottimismo e pensare: “ho tanto tempo a disposizione”. Un classico esempio è quello degli studenti che, rispetto alla data di un esame, pensano di avere “tanto tempo” a disposizione per studiare, salvo poi doversi ricredere strada facendo e correre ai ripari. Ci sarà anche capitato di sentirci in ansia al solo pensiero di avere “tante cose da fare” e “poco” tempo a disposizione. E poi ci sono quei periodi in cui “il tempo non passa mai”.
Siamo portati a pensare al tempo come a qualcosa di indipendente da noi che scorre inesorabile e questo ci crea un po’ di frustrazione, poiché ci lascia la sensazione di non avere il controllo degli avvenimenti. Spesso pensiamo che il tempo sia più clemente per qualcuno che raggiunge i propri obiettivi e meno clemente per qualcun altro che non riesce a farlo.
In tutti questi casi stiamo commettendo un errore di valutazione, o meglio, è proprio la mancanza di valutazione a farci cadere nella trappola della rinuncia, dell’eccessivo ottimismo o dell’ansia che possono portarci al fallimento.
Questa percezione del tempo così diversa e soggettiva può manifestarsi non solo nei progetti della nostra vita personale ma anche quando ci troviamo a gestire progetti in ambito professionale (per la nostra azienda o per un cliente).
Noi non possiamo controllare il tempo in quanto tale, ma come per lo spazio, anche per il tempo possiamo prendere le “misure”. Come? Spostando la nostra attenzione sugli obiettivi che vogliamo raggiungere e pensando al tempo come unità di misura della durata delle attività che vogliamo o dobbiamo svolgere per raggiungerli.
Tutti noi conosciamo il progetto di costruzione del nuovo ponte di Genova. Alcuni articoli di giornale, in occasione della sua inaugurazione ne hanno parlato come un’opera costruita “in tempi record”, quasi un miracolo. Ma cosa vuol dire “tempi record”? Un “record” presuppone un confronto con altri progetti realizzati in precedenza esattamente uguali ma meno performanti in termini di tempo. Ma questo non può essere poiché ogni progetto è unico per definizione e le sue performance possono essere valutate solo rispetto al proprio ambito.
Il progetto del nuovo ponte di Genova è diventato un esempio virtuoso, un modello da seguire. Il suo successo è dovuto all’applicazione di processi, metodi e tecniche di project management. Il tutto commisurato al contesto in cui si è svolto il progetto e all’esigenza di ridare alla città di Genova un’infrastruttura fondamentale. Parlando nello specifico dei tempi del progetto, il successo è stato il frutto di un’adeguata programmazione del lavoro, a fronte di obiettivi ben articolati, accompagnata da un forte commitment da parte delle Istituzioni.
Quali sono dunque gli elementi cardini della gestione dei tempi di progetto secondo la disciplina del Project Management? Come si produce un’adeguata programmazione del lavoro?